ICT beleid
In 2019 is het bestaande beleid voortgezet met als doel het optimaal ondersteunen van het onderwijs met de medewerkers van de ICT-afdeling, met goede ICT-middelen, met effectieve werkmethodes en met goede partners/leveranciers. Middels de regelmatige bijeenkomst van de ICT gebruikersgroep wordt inzicht gekregen in de wijze waarop de ICT-toepassingen worden gebruikt, of deze voldoen aan de behoefte en hoe de dienstverlening van de ICT-afdeling wordt ervaren. De verdere intensivering van het ICT-gebruik vraagt ook om verdere intensivering van de samenwerking van de onderwijsteams en de ICT-afdeling. In 2020 wordt hierop ingezet.
ICT-medewerkers
In 2019 is gestart met invulling te geven aan de nieuwe functie van Informatie Management. Door het steeds verdergaande ICT-gebruik binnen De Meerwaarde wordt het belangrijker om de goede afstemming te bewaken tussen de in gebruik zijnde ICT-toepassingen, wijzigingen daarin en in samenhang met processen en haar gebruikers. De nieuw benoemde Informatie Manager heeft de opdracht de efficiëntie en effectiviteit van de software infrastructuur en de daaraan verwante processen en datastromen te optimaliseren.
Tegelijkertijd is een medewerker benoemd die het inzicht in de technische infrastructuur uitbouwt. De toename van zowel de componenten in die infrastructuur alsook het gebruik ervan vormen een steeds groter wordende uitdaging om de blijvende goede werking te borgen. Het inzicht heeft als doel om verbeterpunten te benoemen, zodat infrastructuur verbeteringen proactief kunnen worden geïnitieerd en gerealiseerd.
Daarnaast is in het kader van IBP en AVG de nieuwe functie ontstaan van Privacy Officer. De functie-invulling maakt onderdeel uit van de totale werkzaamheden van het stafhoofd ICT. De Privacy Officer coördineert de IBP en AVG processen en ontwikkelingen in De Meerwaarde en is het eerste aanspreekpunt voor de extern aangestelde Functionaris Gegevensbeheer.
ICT middelen en projecten
Bij inzet van ICT-middelen voor de organisatie zijn geen grote veranderingen geweest. Het bestaande beleid is voortgezet ten aanzien van het gebruik van desktop pc’s, laptops en tablets. Wel is een geleidelijke toename te zien van de aantallen pc’s vanwege intensiever gebruik van digitale leermiddelen en applicaties bij de ondersteunende diensten.Naast de reguliere activiteiten van de ICT-afdeling op het gebied van dagelijkse ondersteuning, examens, vervanging van afgeschreven apparatuur, up-to-date houden van software e.d. zijn er de volgende noemenswaardige projecten gerealiseerd in 2019.
Wifi
Vanwege het intensiever gebruik van ICT-middelen werd ook het netwerk meer gebruikt. Daarom is een uitbreiding gerealiseerd van de capaciteit van het Wifi-netwerk. De daarop onverwachte regelmatige verstoringen op het Wifi-netwerk vergden inzet van een in Wifi gespecialiseerd bedrijf, omdat de bestaande leverancier niet de vereiste resultaten realiseerde. Diverse verbeteringen zijn doorgevoerd, waarbij meerdere in initiatieven een vervolg krijgen in 2020.
Eduroam
Naast de uitbreiding van het Wifi-netwerk is ook de beveiliging ervan verbeterd. De Meerwaarde is nu aangesloten op het internationale Eduroam netwerk. Medewerker en leerlingen hebben nu toegang op basis hun persoonlijke account. Zodra het werkverband of de opleiding wordt beëindigd wordt het account automatisch geblokkeerd.
Naast betere beveiliging van de toegang tot internet heeft dit ook het voordeel, dat medewerkers en leerlingen zich kunnen aanmelden op wifi-netwerken van andere onderwijsinstellingen die aangesloten zijn bij Eduroam. De toepassing ervan is gerealiseerd bij BTO. Docenten van MBO Amersfoort, Hoornbeeck College en De Meerwaarde die hierin samenwerken bij BTO kunnen in alle genoemde instellingen gebruik maken van de lokale wifi en de toegang krijgen tot internet middels Eduroam.
Tweede internetaansluiting
Vanwege de steeds grotere afhankelijkheid van internet is met het “Glasvezel buitenaf” project in de gemeente Barneveld een tweede internetverbinding gerealiseerd. Naast een kleine ontlasting van de eerste (hoofd)internetaansluiting (die nog niet volledig bezet is) dient de tweede als back-up voor als de eerste uitvalt door externe storingen. Veel lessen, ondersteunende diensten en digitale examens zijn afhankelijk van een werkende internetverbinding.
Windows 10
Alle desktop pc’s en laptops (meer dan 1000) zijn voorzien van Windows 10. De voorbereidingen waren al in 2017 begonnen om aan alle technische voorwaarden te voldoen. De realisatie in de zomer van 2019 is goed verlopen. Onderzoek en veldtesten tonen aan dat het opstarten van de Windows 10 pc’s significant sneller plaatsvindt dan onder Windows 7.
BTO en MBO De Meerwaarde
Vanuit de ICT-afdeling is bijgedragen aan het ontwerpen van een goede samenwerking van de ICT-diensten van de verschillende participanten.
Voor de verhuizing van de Zorg & Welzijn-opleiding van MBO De Meerwaarde naar de locatie aan de Nijverheidsweg (Amice) is een nieuw netwerk met Wifi en benodigde infrastructuur ingericht en opgeleverd.
Het netwerk van COG op de locatie Zonnebloemstraat is vervangen voor een netwerk van De Meerwaarde zodat de MBO De Meerwaarde opleidingen daar nu voortgang hebben.
Beveiliging en Twee Factor Authenticatie (2FA)
Voor betere beveiliging tegen misbruik van medewerker-accounts zijn voorbereidingen uitgevoerd voor het gaan gebruiken van 2FA bij het aanmelden van medewerkers. 2FA wordt in 2020 geïmplementeerd.
Software implementatie
In 2019 zijn diverse software implementaties begeleid. De belangrijkste worden navolgende beschreven.
- Microsoft SharePoint gebruik is verder uitgebreid. De meeste ondersteunendeafdelingen maken hier nu gebruik van. Documenten zijn nu niet meer alleen benaderbaar wanneer op locatie van De Meerwaarde wordt gewerkt, maar op iedere andere locatie waar men internet heeft.
- De WebEasy app is verbeterd. Medewerkers kunnen vanaf hun iPad of smartphone nu eenvoudiger het licht en zonnescherm bedienen. De vernieuwde App volgde op een technisch noodzakelijke vervanging van de na-regelaars die in ieder lokaal zijn geïnstalleerd ten behoeve van het gebouwklimaat.
- Aura Software is geïmplementeerd. Deze bibliotheek software vervangt de verouderde bibliotheek software. Naast gebruikersvoordelen is de vervanging ook kostenbesparende geweest.
- Het cameratoezicht-systeem is vervangen voor een nieuw systeem met meer (tijdbesparende) functionaliteit voor de facilitaire medewerkers.
- En tenslotte zijn het Leerlingvolgsysteem JIJ! en het toetsprogramma Quayn geïmplementeerd in samenwerking met team EBC en Team Groen.
AVG en informatiebeveiliging en privacy (IBP)
Voor verdere borging van AVG, Informatiebeveiliging en Data Privacy (IBP) is besloten om een externe Functionaris Gegevensbeheer te benoemen. Lumen Groep verzorgt de diensten hiervoor. De benoeming van Lumen heeft plaatsgevonden in de samenwerking in ViA Scholen verband.
In overleg met Lumen Groep is de verdere implementatie van AVG ter hand genomen. De afspraken zijn vastgelegd in het Plan van Aanpak AVG-IBP. Daarin is opgenomen dat de implementatie van de afspraken wordt afgerond in het eerste kwartaal van 2020. Daarna vindt de voortdurende cyclus plaats van activiteiten die de bewustwording en verdere borging van privacy behelst.
De thans gerealiseerde resultaten zijn, dat het IBP beleid en de privacyverklaring zijn ontwikkeld. Daarnaast vindt samen met Lumen Groep en de deelnemende ViA Scholen uitwisseling van AVG kennis plaats middels netwerksessies. En ten slotte is in ViA verband tot aanschaf over gegaan van een dataregister systeem waarmee inzichtelijk wordt welke privacy data wordt beheerd in de systemen van De Meerwaarde en welke processen daar zorg voor dragen.